Formation Outlook – cours particuliers face à face – 30H (Certification TOSA)
Description de la formation
Microsoft Office : La gestion des emails et du calendrier avec Outlook
Objectifs de formation
- Personnaliser l'interface et les vues d'Outlook (ruban, barre de navigation, affichages) pour faciliter la gestion des tâches
- Configurer et sécuriser les comptes de messagerie en paramétrant la sécurité et la confidentialité des communications
- Optimiser les performances d'Outlook en gérant la taille des boîtes aux lettres grâce à l'archivage
- Composer, envoyer et gérer des messages en appliquant une mise en forme avancée, des accusés de réception et des réponses automatiques
- Organiser la boîte de réception en triant, filtrant et recherchant les messages à l'aide de dossiers et de catégories
- Automatiser le tri des courriels et la gestion du courrier indésirable au moyen de règles
- Créer et personnaliser des rendez-vous et des événements dans le calendrier
- Planifier des réunions, envoyer les invitations, gérer les réponses et suivre les réunions récurrentes
- Créer et suivre des tâches en définissant les priorités, les échéances et les rappels
- Créer, modifier et organiser des contacts et des groupes de contacts
- Créer, modifier et organiser des notes
- Exploiter les informations de contact dans la messagerie et le calendrier pour faciliter la planification et la communication
- Se présenter à la certification Tosa « Gérer les courriels et la planification avec Outlook » (RS6958) dans les meilleures conditions
Programme de la formation
Positionnement et environnement d'Outlook
- Évaluation des acquis et définition des objectifs individuels
- Cours particulier en face à face : démonstrations du formateur et manipulations guidées sur poste
- Personnalisation du ruban, de la barre d'outils Accès rapide et de la barre de navigation
- Modes d'affichage, volet de lecture et vues personnalisées
- Options générales et paramètres de l'application
Configuration, sécurité et archivage
- Ajout et gestion de plusieurs comptes de messagerie
- Paramètres de sécurité et de confidentialité : pièces jointes, contenu externe, chiffrement et signature numérique
- Taille des boîtes aux lettres, nettoyage et archivage automatique
- Fichiers de données Outlook, dossiers d'archives et amélioration des performances
Composer, envoyer et gérer des messages
- Mise en forme avancée des messages, signatures, modèles et insertions
- Options d'envoi : importance, confidentialité, accusés de réception et de lecture, envoi différé
- Réponses automatiques et gestion des absences
- Transfert, indicateurs de suivi, rappels et boutons de vote
- Étapes rapides pour les actions répétitives
- Exercices d'application réalisés sur poste avec les corrections et conseils du formateur
Organiser la boîte de réception et automatiser par des règles
- Dossiers, favoris, catégories de couleur et affichage par conversation
- Tri, filtres, recherche avancée et dossiers de recherche
- Création, ordre d'exécution et gestion des règles de traitement du courrier
- Gestion du courrier indésirable, expéditeurs approuvés et bloqués
Calendrier et réunions
- Rendez-vous et événements : création, périodicité, rappels, catégories
- Affichages, superposition et partage de calendriers
- Réunions : invitations, suivi des réponses, proposition d'un nouvel horaire
- Réunions récurrentes : modifications, annulations et mises à jour
- Assistant de planification et disponibilités des participants
Tâches, contacts et notes
- Tâches : création, priorités, échéances, rappels et suivi d'avancement
- Transformer un message en tâche ou en rendez-vous
- Contacts : création, modification, carnets d'adresses et groupes de contacts
- Notes : création, modification et organisation
- Utilisation des contacts dans la messagerie et le calendrier
Cas pratiques de gestion quotidienne
- Organisation complète d'une boîte de réception professionnelle
- Planification d'une série de réunions avec suivi des participants
- Mise en place d'une liste de tâches et de rappels pour un projet
- Automatisation des traitements récurrents par règles et étapes rapides
CERTIFICATION TOSA
- Passage du test TOSA outlook à distance - RS6958 - enregistré le 18-12-2024 - certificateur Isograd - Le passage de la certification est obligatoire
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Résultats attendus à l'issue de la formation :
A l’issue du test, le candidat se voit attribuer un score (0 à 1000), correspondant à un niveau (opérationnel, avancé ou expert), ce qui lui permettra de faire valoir ses compétences sur le marché du travail. -
L'outil Microsoft Outlook permet un gain significatif de productivité dans le milieu professionnel. Le logiciel dispose de fonctionnalités qui favorisent la productivité au sein d’une entreprise mais aussi la collaboration. Les compétences sur le logiciel Outlook sont demandées et rencontrées dans les offres d’emploi en tant que logiciel de messagerie professionnelle. Le secteur tertiaire est le plus concerné ( secrétaires, assistants de direction, avocats, conseillers bancaires...) mais bien d'autres professions sont susceptibles de devoir utiliser Outlook dans leurs tâches quotidiennes de manière transversale pour leur activité. C’est dans ce contexte de fort besoin en efficacité et en productivité en entreprise que s’inscrit le besoin en compétences d’Outlook.
La certification Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa), de par la robustesse du test mais aussi l’ensemble des domaines couverts (configuration, messagerie, tâches, calendriers, gestion des contacts et des notes…) vient répondre à ce besoin d’identification du niveau de compétences de ses titulaires.
La certification repose sur un test en ligne précis et fiable qui permet l’évaluation complète des compétences des candidat(e)s dans l’utilisation d'Outlook. A l’issue du test, le candidat se voit attribuer un score (0 à 1000), correspondant à un niveau (Initial, Basique, Opérationnel, Avancé ou Expert).
En deçà du score de 351 points, le candidat se verra attribuer une attestation de passage de la certification. Ce niveau ne valide cependant pas l'obtention de la certification.
Les niveaux Basique,Opérationnel, Avancé et Expert permettent quant à eux au titulaire de la certification de faire valoir ses compétences dans la gestion d'Outlook et d'attester de son opérationnalité selon son profil et l'emploi qu'il exerce. -
Modalités d'obtention :
Test adaptatif TOSA : QCM, manipulation de logiciels, Scoring mathématique IRT (Item Response Theory) -
• Détails sur la certification :
La certification TOSA Outlook repose sur un test en ligne qui permet l’évaluation complète des compétences des candidats dans l’utilisation du logiciel Outlook. L'examen de certification comprend 20 questions et dure 60 minutes par logiciel. Le certificat TOSA® vous est envoyé par mail dans les 48h après votre passage. - Durée de validité : 3 ans
Public cible
- TOUT PUBLIC
Prérequis
- Score sur 1000 : En deçà du score de 551 points, le candidat se verra attribuer une attestation de passage de la certification. Ce niveau ne valide cependant pas l'obtention de la certification. Les niveaux Opérationnel, Avancé et Expert permettent quant à eux au titulaire de la certification de faire valoir ses compétences et d'attester de son opérationnalité selon son profil et l'emploi qu'il exerce.
Équipe pédagogique
Intervenants qualifiés et expérimentés dans le domaine de la formation professionnelle.
Ressources pédagogiques
- Documents supports de formation en ligne
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.
Modalités d'évaluation
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Mises en situation.
- Formulaires d'évaluation de la formation.
Modalités de certification
- Diplôme
- RS
- Résultats attendus à l'issue de la formation
- Améliorer l'aisance sur les outils bureautiques et gagner en productivité en situation de travail
- Modalité d'obtention
- obtentions par certification
- Détails sur la certification
- Utilisé et plébiscité par plus de 5 000 entreprises, écoles, et organismes de formation dans 30 pays, TOSA Desktop est reconnu comme un standard d'évaluation international.
- Durée de validité
- 3 ans
Accessibilité
Locaux accessibles au personne en situation de handicap
Délai d'accès
4 semaines
Créé le 3 février 2021 ● dernière mise à jour le 30 septembre 2026