Les Fonctions Essentielles d’Excel – Améliorer Votre Productivité

Pourquoi Maîtriser les Fonctions Excel ?

Microsoft Excel est un outil incontournable pour l’analyse de données, la gestion financière, le suivi de projets et bien plus encore. Maîtriser ses fonctions essentielles vous permet de :

Gagner du temps en automatisant vos calculs et analyses.
Améliorer la précision de vos données et éviter les erreurs de saisie.
Optimiser votre efficacité dans la gestion de tableaux complexes.
Faciliter l’interprétation des données grâce à des formules avancées.

Voici une sélection des fonctions Excel incontournables, classées par catégories, avec des explications claires et des exemples concrets.

Ces fonctions permettent d’effectuer des calculs simples mais indispensables.

Fonction Syntaxe & Exemple Utilité
SOMME() =SOMME(A1:A10) Additionne les valeurs d’une plage de cellules.
MOYENNE() =MOYENNE(A1:A10) Calcule la moyenne des valeurs sélectionnées.
MIN() =MIN(A1:A10) Trouve la plus petite valeur d’une plage.
MAX() =MAX(A1:A10) Trouve la plus grande valeur d’une plage.

Avantage : Ces fonctions facilitent l’analyse des chiffres dans vos feuilles de calcul.

Contexte : Calculer les statistiques des ventes mensuelles

Imaginons un tableau contenant les ventes réalisées par un commercial sur 10 jours :

Jour Ventes (€)
1 120
2 135
3 90
4 110
5 200
6 175
7 95
8 180
9 155
10 125

Calculer le total des ventes :
=SOMME(B2:B11)1385 €

Calculer la moyenne des ventes journalières :
=MOYENNE(B2:B11)138,5 €

Trouver la plus petite et la plus grande vente réalisée :

  • =MIN(B2:B11)90 € (vente la plus basse)
  • =MAX(B2:B11)200 € (vente la plus haute)

Utilité : Ce type de calcul est essentiel pour analyser les performances commerciales rapidement.

Les fonctions logiques vous permettent d’automatiser la prise de décision dans Excel.

Fonction Syntaxe & Exemple Utilité
SI() =SI(A1>10, "Supérieur à 10", "Inférieur ou égal à 10") Retourne une valeur en fonction d’une condition.
SI.CONDITIONS() =SI.CONDITIONS(A1>10, "Grand", A1>5, "Moyen", VRAI, "Petit") Permet d’évaluer plusieurs conditions sans imbriquer plusieurs SI().
ET() =ET(A1>10, B1<5) Vérifie si toutes les conditions sont remplies.
OU() =OU(A1>10, B1<5) Vérifie si au moins une des conditions est remplie.

Avantage : Idéal pour automatiser les décisions et rendre vos tableaux dynamiques.

Contexte : Déterminer la performance d’un employé en fonction de son score

Employé Score de performance
Paul 75
Marie 89
Luc 60
Sophie 92
Marc 50

Déterminer si un employé est performant :
=SI(B2>=80, "Très performant", "Performant")
➡ Résultat pour Marie (B3 = 89) → « Très performant »

Catégoriser le niveau de performance :
=SI.CONDITIONS(B2>=90, "Excellent", B2>=70, "Bon", B2>=50, "Moyen", VRAI, "Insuffisant")
➡ Résultat pour Luc (B4 = 60) → « Moyen »

Vérifier si l’employé a un score acceptable :
=ET(B2>50, B2<90)
➡ Résultat pour Sophie (B5 = 92) → FAUX

Vérifier si un employé est exceptionnel ou en difficulté :
=OU(B2>90, B2<60)
➡ Résultat pour Marc (B6 = 50) → VRAI (car son score est inférieur à 60)

Utilité : Idéal pour évaluer automatiquement des performances dans un tableau de suivi.

Les fonctions de recherche permettent d’extraire rapidement des informations dans des bases de données.

Fonction Syntaxe & Exemple Utilité
RECHERCHEV() (obsolète, remplacée par XLOOKUP) =RECHERCHEV(50, A2:B10, 2, FAUX) Recherche une valeur dans une colonne et renvoie une donnée associée.
RECHERCHEX() (recommandée) =RECHERCHEX(50, A2:A10, B2:B10) Recherche flexible et dynamique, sans limitations de RECHERCHEV.
INDEX() =INDEX(A1:C10, 3, 2) Renvoie la valeur d’une cellule en fonction de sa position.
EQUIV() =EQUIV(50, A1:A10, 0) Renvoie la position d’une valeur dans une plage.

Avantage : Indispensable pour gérer des bases de données et automatiser la récupération d’informations.

Contexte : Recherche des informations d’un client dans une base de données

ID Client Nom Commande (€)
101 Martin 250
102 Sophie 180
103 Julien 95
104 Emma 210
105 Lucas 175

Rechercher le montant de la commande pour un ID donné (ancienne méthode) :
=RECHERCHEV(103, A2:C6, 3, FAUX)
➡ Résultat : 95 € (car ID 103 correspond à Julien)

Rechercher dynamiquement une valeur (nouvelle méthode recommandée) :
=XLOOKUP(104, A2:A6, C2:C6, "Non trouvé")
➡ Résultat : 210 € (car ID 104 correspond à Emma)

Obtenir la position d’un client dans la liste :
=EQUIV("Emma", B2:B6, 0)
➡ Résultat : 4 (car Emma est en 4ᵉ position)

Extraire une information selon sa position dans un tableau :
=INDEX(B2:C6, 2, 2)
➡ Résultat : 180 € (correspond à la commande de Sophie)

Utilité : Ces fonctions permettent de retrouver instantanément une information dans une base de données, très utile pour le suivi des clients ou des ventes.

Gérez les dates et heures avec ces formules Excel essentielles.

Fonction Syntaxe & Exemple Utilité
AUJOURDHUI() =AUJOURDHUI() Renvoie la date du jour.
MAINTENANT() =MAINTENANT() Renvoie la date et l’heure actuelles.
JOUR() =JOUR(A1) Extrait le jour d’une date.
MOIS() =MOIS(A1) Extrait le mois d’une date.
ANNEE() =ANNEE(A1) Extrait l’année d’une date.
DATEDIF() =DATEDIF(A1, B1, "Y") Calcule la différence en années entre deux dates.

Avantage : Indispensable pour gérer les échéances, les rapports et les suivis de projet.

Imaginons un tableau Excel avec les informations suivantes :

Nom Date de Naissance Score
Paul 15/06/1990 75
Marie 10/03/1985 89
Luc 25/12/1995 60

Calculer l’âge de Paul aujourd’hui :

=DATEDIF(B2, AUJOURDHUI(), "Y")33 ans (si nous sommes en 2023)

Vérifier si son score est supérieur à 80 :

=SI(C2>80, "Très bon", "Bon")« Bon »

Extraire le mois de naissance de Marie :

=MOIS(B3)3 (Mars)