La création et la gestion de contacts dans Microsoft Outlook vous permettent de stocker et d’organiser les informations de contact de vos collègues, amis, familles et partenaires professionnels. Voici comment créer et gérer des contacts dans Outlook :
1. Accès à la liste de contacts :
- Ouvrez Outlook et accédez à la vue « Personnes » ou « Contacts » en cliquant sur l’onglet « Personnes » ou « Contacts » dans le volet de navigation à gauche.
2. Création d’un nouveau contact :
- Pour créer un nouveau contact, cliquez sur « Nouveau contact » ou « Nouveau » (selon la version d’Outlook). Une nouvelle fenêtre de contact s’ouvrira.
3. Saisie des détails du contact :
- Dans la fenêtre du contact, saisissez les informations du contact, telles que le nom, le prénom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, l’adresse postale, la société, le poste, etc. Vous pouvez ajouter autant de détails que nécessaire.
- Vous pouvez également ajouter une photo du contact en cliquant sur « Ajouter une photo ».
4. Catégorisation des contacts (le cas échéant) :
- Vous pouvez attribuer des catégories de couleur aux contacts pour les organiser en groupes, par exemple, par secteur d’activité ou par relation. Pour ce faire, cliquez sur « Catégories » dans la barre d’outils du contact.
5. Enregistrement du contact :
- Une fois que vous avez saisi les informations du contact, cliquez sur « Enregistrer et fermer » pour ajouter le contact à votre liste de contacts.
6. Affichage et gestion des contacts :
- Dans la vue « Personnes » ou « Contacts », vous pouvez voir la liste de tous vos contacts. Vous pouvez trier et rechercher des contacts en fonction de divers critères.
- Pour afficher ou modifier un contact existant, double-cliquez sur son nom dans la liste. Vous pouvez ensuite ajouter ou modifier des informations.
7. Suppression de contacts :
- Pour supprimer un contact, sélectionnez-le dans la liste des contacts, puis appuyez sur la touche « Suppr » de votre clavier ou cliquez sur l’icône de suppression dans la barre d’outils.
8. Création de groupes de contacts :
- Outlook vous permet de créer des groupes de contacts pour regrouper plusieurs contacts en une seule liste. Cela facilite l’envoi d’e-mails groupés à des destinataires spécifiques.
9. Importation et exportation de contacts :
- Vous pouvez importer des contacts à partir de fichiers CSV ou d’autres sources externes, et exporter vos contacts pour les sauvegarder ou les partager avec d’autres applications.
10. Synchronisation avec d’autres appareils :
– Si vous utilisez Outlook sur plusieurs appareils, vos contacts seront synchronisés entre ces appareils pour une gestion continue.
La création et la gestion de contacts dans Outlook vous permettent de garder une trace des informations de contact importantes et de rester en contact avec vos contacts professionnels et personnels. C’est un outil essentiel pour une communication efficace et une organisation personnelle ou professionnelle.
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