La planification de réunions en ligne dans Office 365 peut être effectuée efficacement grâce à l’application Outlook, qui offre des fonctionnalités de calendrier avancées. Voici comment planifier une réunion en ligne dans Office 365 :

1. Connectez-vous à Office 365 et ouvrez Outlook :

• Utilisez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter à votre compte Office 365.
• Ouvrez l’application Outlook.

2. Accédez à votre calendrier :

• Cliquez sur l’icône « Calendrier » ou « Agenda » dans le volet de navigation pour accéder à votre calendrier.

3. Créez un nouvel événement ou une réunion :

• Dans le calendrier, cliquez sur « Nouveau rendez-vous » ou « Nouveau événement » pour commencer à planifier votre réunion.

4. Ajoutez des détails de la réunion :

• Saisissez le nom de la réunion dans le champ « Objet ».
• Dans la section « Participants », ajoutez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter à la réunion.
• Spécifiez la date et l’heure de début et de fin de la réunion.
• Choisissez un emplacement pour la réunion, ou laissez-le vide si c’est une réunion en ligne.
• Ajoutez une description ou des informations supplémentaires dans la zone de texte.

5. Configuration de la réunion en ligne (utilisation de Microsoft Teams) :

• Pour organiser une réunion en ligne, vous pouvez utiliser Microsoft Teams, qui est intégré à Office 365.
• Dans la fenêtre de création de réunion, cliquez sur l’icône « Teams Meeting » ou « Réunion Teams » (ou l’option équivalente).
• Un lien de réunion Teams sera automatiquement généré et ajouté à l’invitation à la réunion.

6. Options de planification avancées :

• Utilisez les options avancées telles que la récurrence (pour des réunions périodiques), les rappels, les alertes, etc.
• Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à l’invitation à la réunion si nécessaire.

7. Enregistrez et envoyez l’invitation à la réunion :

• Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer les détails de la réunion dans votre calendrier.
• Cliquez sur « Envoyer » pour envoyer automatiquement l’invitation à la réunion à tous les participants. Les participants recevront une invitation par e-mail avec un lien pour rejoindre la réunion Teams en ligne.

8. Gestion des réponses et suivi :

• Les participants recevront l’invitation à la réunion dans leur boîte de réception.
• Ils pourront accepter, refuser ou proposer une nouvelle heure directement depuis leur boîte de réception Outlook.
• Vous pouvez suivre les réponses et la participation à la réunion depuis votre calendrier.

En planifiant des réunions en ligne dans Office 365, vous pouvez organiser des discussions virtuelles avec vos collègues, clients ou partenaires, où que vous soyez. Microsoft Teams offre des fonctionnalités de visioconférence, de partage d’écran et de collaboration en temps réel pour des réunions en ligne efficaces.