L’organisation des e-mails dans Outlook est essentielle pour maintenir une boîte de réception propre et bien gérée. Vous pouvez utiliser des dossiers et des règles pour organiser automatiquement vos e-mails entrants et sortants. Voici comment organiser efficacement vos e-mails avec des dossiers et des règles dans Outlook :

Création de dossiers :

1. Dans la boîte de réception ou tout autre dossier de messagerie, cliquez avec le bouton droit de la souris sur « Dossiers personnels » dans le volet de navigation.
2. Sélectionnez « Nouveau dossier » dans le menu contextuel.
3. Donnez un nom au dossier et cliquez sur « OK ». Le nouveau dossier apparaîtra dans le volet de navigation sous « Dossiers personnels ».

Déplacement manuel des e-mails dans des dossiers :

1. Ouvrez votre boîte de réception.
2. Sélectionnez l’e-mail que vous souhaitez déplacer.
3. Faites-le glisser vers le dossier approprié dans le volet de navigation. L’e-mail sera déplacé vers ce dossier.

Création de règles pour l’organisation automatique :

1. Cliquez sur l’onglet « Accueil » dans la barre de ruban d’Outlook.
2. Dans le groupe « Règles », cliquez sur « Créer une règle ».
3. L’assistant de création de règle s’ouvrira. Vous pouvez spécifier des conditions pour la règle, telles que l’expéditeur, le destinataire, le sujet, etc.
4. Une fois que vous avez défini les conditions, cliquez sur « Suivant ».
5. Choisissez les actions que la règle doit effectuer. Vous pouvez déplacer les e-mails vers un dossier spécifique, les marquer comme lus ou non lus, les supprimer, etc.
6. Cliquez sur « Suivant » pour spécifier des exceptions si nécessaire.
7. Donnez un nom à la règle et cochez la case « Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans la boîte de réception » si vous souhaitez appliquer la règle aux e-mails existants.
8. Cliquez sur « Terminer » pour créer la règle.

Exemple d’utilisation des règles :
Supposons que vous recevez régulièrement des e-mails de votre supérieur hiérarchique et que vous souhaitez les organiser automatiquement dans un dossier spécifique :

1. Créez un dossier nommé « Supérieur » dans Outlook.
2. Créez une règle qui déplace automatiquement les e-mails de votre supérieur vers le dossier « Supérieur » en spécifiant son adresse e-mail comme condition.
3. Appliquez la règle, et tous les e-mails de votre supérieur seront automatiquement transférés vers ce dossier.

En utilisant des dossiers et des règles dans Outlook, vous pouvez personnaliser l’organisation de vos e-mails, ce qui permet de garder votre boîte de réception propre et de gagner du temps en évitant de trier manuellement chaque message. Cela améliore également votre productivité en vous permettant de trouver rapidement les e-mails importants.