L’utilisation des catégories dans Microsoft Outlook est un moyen efficace d’organiser, de trier et de regrouper vos e-mails, vos rendez-vous, vos tâches et vos notes. Les catégories sont des étiquettes de couleur que vous pouvez attribuer à vos éléments pour les organiser visuellement en fonction de critères spécifiques. Voici comment utiliser les catégories Outlook pour l’organisation :

1. Attribuer une catégorie à un élément :

• Pour attribuer une catégorie à un élément, ouvrez l’élément en question (par exemple, un e-mail, un rendez-vous, une tâche ou une note).
• Dans la fenêtre de l’élément, recherchez l’icône de catégorie, généralement représentée par une petite étiquette de couleur. Cliquez sur cette icône.
• Une liste de catégories prédéfinies s’affichera. Sélectionnez la catégorie que vous souhaitez attribuer à l’élément en cliquant dessus. Vous pouvez également créer de nouvelles catégories personnalisées en sélectionnant « Toutes les catégories » et en cliquant sur « Nouvelle » pour définir une nouvelle catégorie et lui attribuer une couleur.

2. Utilisation des catégories dans les e-mails :

• Vous pouvez attribuer des catégories aux e-mails pour les organiser en fonction de projets, de clients, de priorités, etc. Les e-mails catégorisés auront des étiquettes de couleur visibles dans votre boîte de réception, ce qui facilite leur identification rapide.

3. Utilisation des catégories dans le calendrier :

• Dans le calendrier Outlook, vous pouvez attribuer des catégories à des rendez-vous et des événements. Cela vous aide à visualiser rapidement les types d’activités prévues pour une journée donnée.

4. Utilisation des catégories dans la liste des tâches :

• Les catégories sont utiles pour organiser vos tâches par projet, priorité ou contexte. Vous pouvez attribuer des catégories à vos tâches et filtrer ou trier la liste des tâches en fonction de ces catégories.

5. Utilisation des catégories dans les notes :

• Dans la liste des notes, vous pouvez attribuer des catégories à vos notes pour les classer par thème, projet ou toute autre catégorie pertinente.

6. Affichage des catégories dans la vue par dossier :

• Dans la vue par dossier d’Outlook (par exemple, la boîte de réception, le calendrier, les tâches, etc.), les catégories sont affichées en tant qu’étiquettes de couleur à côté des éléments catégorisés. Cela facilite l’identification des éléments par catégorie.

7. Filtrage et tri par catégorie :

• Vous pouvez filtrer ou trier vos éléments par catégorie pour accéder rapidement à ceux qui répondent à certains critères. Par exemple, vous pouvez afficher tous les e-mails, les tâches ou les rendez-vous d’une catégorie spécifique.

L’utilisation des catégories Outlook est un moyen efficace de personnaliser et d’optimiser votre gestion des informations. Cela vous permet de regrouper, de trier et de visualiser rapidement vos éléments en fonction de critères spécifiques, améliorant ainsi votre organisation personnelle et professionnelle.