L’utilisation de modèles d’e-mail dans Microsoft Outlook vous permet de créer rapidement des messages structurés et prédéfinis pour des situations courantes. Vous pouvez ainsi gagner du temps et garantir la cohérence de vos communications. Voici comment utiliser des modèles d’e-mail dans Outlook :

1. Création d’un modèle d’e-mail :

a. Ouvrez Outlook et cliquez sur l’onglet « Accueil ».

b. Dans le groupe « Nouveau », cliquez sur « Nouveau e-mail » pour ouvrir une nouvelle fenêtre de composition.

c. Rédigez le contenu de votre e-mail, y compris le sujet, le texte, les pièces jointes, etc.

d. Une fois que votre e-mail est prêt à être enregistré comme modèle, cliquez sur l’onglet « Fichier ».

e. Choisissez « Enregistrer sous » dans le menu.

f. Dans la fenêtre « Enregistrer sous », choisissez « Modèle Outlook (*.oft) » comme type de fichier.

g. Donnez un nom à votre modèle et choisissez l’emplacement où vous souhaitez l’enregistrer. Par défaut, les modèles Outlook sont enregistrés dans le dossier « Modèles » d’Outlook.

h. Cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder votre modèle.

2. Utilisation d’un modèle d’e-mail :

a. Pour utiliser un modèle d’e-mail en tant que base pour un nouveau message, ouvrez Outlook.

b. Cliquez sur l’onglet « Accueil ».

c. Dans le groupe « Nouveau », cliquez sur « Nouveau e-mail » pour créer un nouveau message.

d. Dans la fenêtre de composition, cliquez sur l’onglet « Fichier ».

e. Choisissez « Choisir un modèle » dans le menu.

f. Dans la fenêtre « Choisir un modèle », recherchez et sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.

g. Cliquez sur « Ouvrir » pour charger le modèle dans la fenêtre de composition.

h. Personnalisez le modèle en modifiant le sujet, en ajoutant ou en supprimant du texte, en modifiant les destinataires, etc.

i. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Envoyer » pour envoyer l’e-mail.

3. Gestion des modèles d’e-mail :

• Pour gérer vos modèles d’e-mail, ouvrez Outlook et accédez à l’onglet « Fichier ».
• Choisissez « Options » pour accéder à la boîte de dialogue « Options Outlook ».
• Dans la boîte de dialogue « Options Outlook », sélectionnez « Courrier » dans le volet de gauche, puis cliquez sur « Modèles ».
• Vous pouvez gérer vos modèles en les affichant, en les modifiant, en les supprimant ou en les exportant depuis cette fenêtre.

Les modèles d’e-mail dans Outlook sont utiles pour automatiser et standardiser les communications récurrentes. Ils sont particulièrement pratiques pour les réponses aux demandes fréquentes, les invitations à des réunions standard ou les rapports réguliers. L’utilisation de modèles d’e-mail peut améliorer l’efficacité de vos communications et vous faire gagner du temps.