Présentation

Google Workspace, anciennement connu sous le nom de G Suite, est une collection d’outils de productivité et de collaboration basés sur le cloud développés par Google. Il comprend Gmail, Agenda, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Chat, Forms, Sites, Keep, Jamboard, Apps Script et Cloud Search. Tous ces outils sont conçus pour fonctionner ensemble de manière transparente, ce qui en fait une plate-forme puissante pour les entreprises et les organisations de toutes tailles. Il est disponible pour les entreprises de toutes tailles et offre une variété d’options de tarification adaptées à votre budget. Google Workspace peut vous aider à améliorer la productivité, la collaboration et la communication au sein de votre organisation.

Selon une étude de l’American Psychological Association, une personne moyenne consacre 13 heures par semaine à une tâche, mais seulement 3 de ces heures sont réellement productives. C’est beaucoup de temps perdu ! Heureusement, il existe un moyen de changer cela. En utilisant Google Workspace, vous pouvez créer un meilleur flux de travail et être plus productif.

Connaître les fonctionnalités de Google Workspace

• Google Agenda : comment il peut vous aider à mieux gérer votre temps et votre emploi du temps.

Google Agenda est un service de gestion du temps et de calendrier développé par Google. Il a été lancé pour la première fois en avril 2006 et est depuis devenu l’un des services de calendrier les plus utilisés disponibles. Google Agenda permet aux utilisateurs de créer et de gérer des événements, de définir des rappels et de partager des agendas avec d’autres utilisateurs. Le service est gratuit et disponible sur les plateformes Web et mobiles. L’assistant de programmation permet de créer des évènements récurrents.

• Google Drive : parfait pour la collaboration documentaire.

Google Drive est un service de stockage et de synchronisation de fichiers basé sur le cloud. Il permet aux utilisateurs de stocker des fichiers dans le cloud, de partager des fichiers et de modifier des documents en collaboration. Google Drive permet également aux utilisateurs d’accéder à leurs fichiers depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet.

• Google Docs : idéal pour l’édition en temps réel.

Si vous avez déjà utilisé Microsoft Word, vous trouverez Google Docs très similaire. Google Docs est un programme de traitement de texte qui vous permet de créer et de modifier des documents texte dans votre navigateur Web.

• Google Sheets : idéal pour l’analyse des données.

Google Sheets est un tableur qui permet aux utilisateurs de créer et de modifier des feuilles de calcul en ligne tout en collaborant avec d’autres utilisateurs en temps réel.

• Google Slides : créer des présentations ensemble n’a jamais été aussi simple.

Google Slides est un programme de présentation basé sur le cloud qui permet aux utilisateurs de créer et de modifier des présentations en ligne. Les diapositives peuvent être partagées avec d’autres pour la collaboration, et les utilisateurs peuvent également publier leurs présentations sur le Web pour que tout le monde puisse les voir. Google Slides prend en charge l’édition en temps réel, ce qui signifie que plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur une présentation en même temps.

Google Slides offre une variété de fonctionnalités qui en font un puissant outil de présentation, notamment des modèles, des animations et des transitions.

• Google Meet : l’application de visioconférence développée par Google.

Google Meet est une application de visioconférence développée par Google. Il est disponible gratuitement sur le Web et sous forme d’application mobile pour Android et iOS. L’application permet aux utilisateurs de créer ou de rejoindre des réunions et de partager leur écran ou leur caméra avec d’autres participants. Google Meet propose également des fonctionnalités telles que l’enregistrement de réunions, le sous-titrage en direct et la suppression du bruit. La gestion d’une réunion en tant qu’organisateur permettre d’utiliser des options comme : définir des autorisations, attribuer des rôles, mettre fin à une réunion. Vous pourrez créer et animer des webinaires.

• Google Chat : le chat par Google.

Les fonctionnalités de Google Chat vous permettent de communiquer avec d’autres personnes à l’aide d’appels texte, vocaux ou vidéo. Vous pouvez également partager des photos et des fichiers avec d’autres personnes à l’aide de l’application. L’application vous permet également de créer des discussions de groupe, afin que vous puissiez facilement rester en contact avec votre famille et vos amis.

• Google Sites : un moyen simple et gratuit de créer et de partager des pages Web.

Vous pouvez utiliser Google Sites pour créer un site Web pour votre entreprise, votre école ou votre organisation. L’éditeur Google Sites facilite l’ajout de texte, d’images et d’autres contenus à votre site Web. Vous pouvez également utiliser Google Sites pour créer un blog ou une boutique en ligne.

• Google Form : un outil polyvalent qui peut être utilisé à diverses fins.

Google Forms est un outil polyvalent qui peut être utilisé à diverses fins. Vous pouvez utiliser Google Forms pour créer des enquêtes, des sondages, des questionnaires…

• Google Keep : une application de prise de notes qui vous permet de créer des notes, des listes et des rappels.

Vous pouvez accéder à vos notes depuis n’importe quel appareil en vous connectant à votre compte Google. Keep fonctionne bien avec d’autres applications Google telles que Gmail et Agenda, vous pouvez donc facilement ajouter des notes aux e-mails ou programmer des rappels pour les événements à venir.

• Google Apps Script : automatiser vos tâches

Le script d’applications Google est un outil puissant qui vous permet d’automatiser les tâches dans les produits Google tels que Gmail, Calendar et Drive. Vous pouvez également l’utiliser pour créer des fonctions et des macros personnalisées.

• Google Cloud Search : le moteur de recherche de votre cloud Google

Google Cloud Search est un moteur de recherche basé sur le cloud qui permet aux utilisateurs de rechercher du contenu dans leurs applications Google. Il est conçu pour offrir aux utilisateurs la même expérience de recherche que celle à laquelle ils sont habitués sur Google.com, mais avec des résultats pertinents pour leur travail. Cloud Search utilise la puissance des algorithmes de Google pour afficher les résultats les plus pertinents.

• Google Jam Board : le tableau blanc collaboratif !

Google Jam Board est un tableau blanc numérique qui vous permet de dessiner, d’écrire et de collaborer avec d’autres en temps réel. Il est parfait pour réfléchir à des idées, partager du travail ou simplement gribouiller ensemble. Voici comment ça fonctionne:

1. Accédez à jamboard.google.com sur votre ordinateur ou ouvrez l’application sur votre appareil mobile.

2. Créez un nouveau tableau ou ouvrez-en un existant.

3. Invitez des amis ou des collègues à rejoindre votre tableau en saisissant leurs adresses e-mail.

4. commencez à collaborer !

Maîtriser les bases du travail collaboratif

La fonction des outils collaboratifs est de pouvoir gérer un calendrier et des tâches, améliorer la communication et la coordination d’une équipe, optimiser la productivité du travail. L’essence même d’une plateforme collaborative est de pouvoir travailler en temps réel avec d’autres utilisateurs, chacun pouvant utiliser une méthode de connexion différente tel que : application de bureau, application mobile, navigateur…

• Le paramétrage de Google Workspace : le préalable indispensable

Afin d’utiliser de manière efficace Google Workspace, il est important de savoir paramétrer l’affichage, les langues, la confidentialité, les notifications et les autorisations. Il est important aussi de savoir créer une équipe, ajouter des invités et des canaux à une équipe.

• Le stockage et le partage du contenu en ligne

Pour tirer profit d’une application collaborative comme Google Workspace, vous apprendrez à mettre en ligne et télécharger des fichiers tout en respectant les limites de poids et de capacité totale ; à gérer le partage de contenu en ligne. Vous apprendrez à collaborer sur un document partagé en utilisant des options comme des commentaires, des conversations. Vous pourrez accéder à l’historique des versions d’un document, visualiser et restaurer les versions précédentes d’un document.